Unbare Kartenumsätze im Kassenbuch nicht GOBD-Konform!

Die nachstehenden Inhalte sind teilweise überholt! Zur aktuellen Entwicklung beachten Sie bitte unseren Blogbeitrag vom 06.07.2018!

Der Steuerberaterverband hat seine Mitglieder in einer aktuellen Rundmail auf folgenden Sachverhalt hingewiesen:

„Gegenwärtig ist umstritten, ob Zahlungen mit Geld- oder Kreditkarten im Kassenbuch auftauchen dürfen. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014 heißt es in Rz. 55:

„In der Regel verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.

Die nicht getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung verstößt in der Regel gegen steuerrechtliche Anforderungen (z. B. § 22 UStG).“

Die OFD Karlsruhe hat sich konkretisierend mit dem hier vorliegenden Schreiben vom 22. Februar 2018 wie folgt geäußert:

„Des Weiteren ist für jeden Vorgang die Zahlungsart zu erfassen. Nur Barumsätze sind im Kassenbuch zu erfassen. Unbare Zahlungen (Kreditkarte/EC-Umsätze etc.) sind auf separaten Konten abzubilden.“

Diese Auffassung entspricht auch einem an den DStV gerichteten BMF-Schreiben vom 16. August 2017. Danach sind im Kassenbuch nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. In der Praxis wird demgegenüber oftmals der tägliche Gesamtbetrag lt. Tageslosung inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (insbesondere EC-Kartenzahlungen) als Einnahme im Kassenbuch aufgezeichnet. Die bargeldlosen Geschäftsvorfälle werden sodann als Ausgabe erfasst. Hierdurch ist u. a. sichergestellt, dass auch die Umsätze mit dem korrekten Umsatzsteuersatz erfasst werden. Diese Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt einen formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.

Gegen diese einschränkende Verwaltungsauffassung haben sich nunmehr der DIHK, der HDE und der ZDH mit einer an das Hessische Ministerium für Finanzen gerichteten Eingabe gewandt. Diese Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft halten die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung nicht für akzeptabel und praktikabel. Die Erfassung der Umsätze im Kassenbuch und die anschließende Verbuchung in der Finanzbuchhaltung durch entsprechende Kennzeichnungen seien nachvollziehbar und nachprüfbar. Es wird eine Klarstellung in den GOBD oder dem geplanten Anwendungsschreiben zu § 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für die Aufzeichnungen) gefordert.

Mit Eingabe vom 27. April 2018 hält es auch die Bundessteuerberaterkammer für nicht sachgerecht, die bisherige Praxis der Verbuchung von unbaren Zahlungen über die Kasse als Verstoß gegen den Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung auszulegen.

Wir werden Sie über den weiteren Verlauf der Entwicklungen informieren. Gegenwärtig sollte versucht werden, die Aufzeichnungsproblematik entsprechend der Verwaltungsauffassung umzusetzen. Ansonsten drohen nach jetzigen Erkenntnissen durch das Vorliegen formeller Mängel Hinzuschätzungen.“

Soweit der Steuerberaterverband. Es geht hierbei letztlich um eine Lappalie, die leider auf Grund des ihr innewohnenden Ordnungsmäßigkeitsmangels große Auswirkungen haben kann, wenn auf dieser Grundlage durch die Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung vorgenommen wird. In der Vergangenheit war die geschilderte Vorgehensweise ein probates Mittel, um aus den Gesamterlösen die unbaren Erlöse herauszurechnen und entsprechend verbuchen zu können.

Beispiel für ein nicht mehr ordnungsgemäßes Kassenbuch im SKR03:

Nach Ansicht der Finanzverwaltung wäre eine GOBD-Konforme Verbuchung zahlungsstrombezogen. Bedeutet für das vorstehende Beispiel: In der Kasse würden nur noch die tatsächlich bar vereinnahmten Tageserlöse (getrennt nach 19 % und 7 %) aufgezeichnet. Die mit Kreditkarten erzielten Umsätze wären separat zu erfassen. Sollte man diese Aufteilung manuell vornehmen müssen, wäre dies ein sehr hoher Aufwand. Neuere Kassensysteme verfügen daher über entsprechende Datenspeicher, um zahlungsstrombezogene Daten auslesen zu können. Diese können dann von uns entsprechend verbucht werden.

Bei Einzelfragen stehen Ihnen unsere Steuerberater an unseren Standorten Steinheim, Bielefeld, Bünde und Güstrow  für ein persönliches Gespräch gerne zur Verfügung. Gerne können Sie z. B. über unser Kontaktformular hierfür einen Termin vereinbaren, oder rufen Sie uns einfach an!