Digitalisierung

Immer mehr Unternehmen gehen im Bereich der Finanzbuchhaltung neue Wege. Der Zeit- und Kostenfaktor spielt dabei eine wesentliche Rolle. Durch die optimale Nutzung der digitalen Medien ist es heute auch für kleine und mittelständische Unternehmen möglich, deutlich mehr Informationen aus der Buchhaltung zu ziehen. Hierdurch sparen Sie viel Zeit und internen Aufwand.

Wichtig hierbei ist, dass Sie selbst EDV-affin sind und die Nutzung der gängigen Office-Programme sowie des Internets für Sie Normalität ist. Wir als zukunftsorientierte Steuerberatungskanzlei leben wir die digitalen Prozesse nicht nur vor, wir unterstützen unsere Mandanten auch bei ihrer eigenen Umstellung.

Das Ziel ist es, Aufwand und Kosten zu reduzieren, während die Qualität des Informationsflusses steigt. So versprechen es auch die zahlreichen Anbieter von Buchhaltungssoftware und Webanwendungen. Doch worauf kommt es dabei wirklich an und wer löst das Versprechen tatsächlich ein? Wir haben das aktuelle Angebot durchleuchtet und zeigen Ihnen, worauf zu achten ist:




  • Möglichkeit der Belegerfassung
    Die meisten Rechnungen kommen heute immer noch in Papierform per Post. Um sie zu digitalisieren werden sie gescannt. Und dann? Die Rechnung enthält eine Vielzahl an Informationen, welche durch das Scannen nicht automatisch mit digitalisiert werden. Durch eine Belegerfassung kann die digitale Rechnung mit relevanten Informationen verknüpft werden, die dann jederzeit eingesehen und weiterverarbeitet werden können.


    Die Eingabemaske der Belegerfassung sollte mindestens folgende Informationen abfragen:
    o Name Geschäftspartner
    o Buchhaltungskonto Geschäftspartner
    o Rechnungsdatum
    o Rechnungsnummer
    o Rechnungsbetrag
    o Art des Erlöses/ Aufwandes
    o Zahlungsbedingung/ Zahlstatus
    o Bankverbindung des Geschäftspartners
    o Umsatzsteuer ID des Geschäftspartners

  • OCR Texterkennung
    Die OCR Texterkennung liest Informationen eines digitalen Beleges anhand eines Suchalgorithmus aus. Die dadurch generierten Daten werden anschließend automatisiert in die Erfassungsmaske der Belegerfassung eingetragen. So unterstützt sie den Anwender bei der Belegerfassung aus Punkt 1, indem die abgefragten Informationen nicht mehr händisch eingetragen werden müssen, sondern vorbelegt werden.

  • Suchfunktion
    Eine Suchfunktion filtert anhand eines eingegebenen Suchbegriffes alle zu dieser Eingabe passenden Belege. Eine physische Sortierung von Buchhaltungsunterlagen ist dafür nicht notwendig. Doppelstrukturen durch eine zusätzliche Belegverwaltung werden vermieden denn der richtige Beleg ist immer nur einen „Suchbegriff“ entfernt.




  • Integriertes Onlinebanking
    Der Vorteil von digitalen Informationen ist, dass sie automatisiert weiterverarbeitet werden können. Diese Eigenschaft macht sich auch ein integriertes Onlinebanking zu nutzen, indem es Informationen der Belegerfassung automatisiert in Rechnungslisten und Überweisungsaufträge umgewandelt. Dies ermöglicht die Zahlung Ihrer Rechnungen per Mausklick.

  • Automatische Kontoumsatzzuordnung
    Das integrierte Onlinebanking nutzt die Informationen der Belegerfassung um Zahlungsaufträge und Rechnungslisten zu erstellen. Die Kontoumsatzzuordnung nutzt wiederum die Informationen des Onlinebankings um die digitalen Belege den entsprechenden Zahlungsvorgängen zuzuordnen. Für den Nutzer hat das den Vorteil, dass sich die offenen Belege quasi selbst überwachen. So entsteht automatisiert eine Verknüpfung von Kontoumsatz und Beleg, während im Hintergrund eine automatische OPOS Liste geführt werden kann.

  • DATEV Schnittstelle
    Durch die Nutzung einer Buchhaltungssoftware gewinnt der Informationsgehalt Ihrer digitalen Daten nicht nur an Qualität, sie können auch direkt und ohne Vorbereitung an uns weitergegeben werden. Entscheidend dafür ist die Art der angebotenen Schnittstellen von der Buchhaltungssoftware. Sollte keine DATEV-Schnittstelle angeboten werden, sprechen Sie uns bitte an um alternative Lösungswege zu prüfen.

  • Kosten, Datenvolumen, Anzahl Buchungen
    Die Kosten für die monatliche Nutzung von Buchhaltungssoftware variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Um versteckte Kosten schon im Vorfeld aufzudecken, muss geprüft werden, ob alle benötigten Funktionen zur Verfügung stehen, das im Preis inbegriffene Datenvolumen genügend ist, oder ob eine Limitierung durch die Anzahl der Buchungen vorliegt. Bei Letzterem ist zu beachten, dass ein Beleg meist mindestens zwei Buchungen auslöst. Einen Ansatzpunkt für die Berechnung Ihres Bedarfs liefern Ihre Kontoauszüge. Ohne die Nutzung von einem Kassenbuch sollte die Anzahl ihrer Buchungen in etwa dem doppelten Wert der Summe Ihrer Kontopositionen entsprechen.

  • Kassenbuch, Rechnungsschreibung, Warenwirtschaftssystem, Lohn und Gehaltsabrechnung
    Werden innerhalb einer Anwendung mehrere Funktionen genutzt, können grundsätzlich Synergieeffekte entstehen. Diese resultieren aus der automatisierten Datenverarbeitung. Trotzdem bedeuten zusätzliche Funktionen nicht immer zusätzlichen Nutzen. Betriebe, in denen branchen- oder unternehmensspezifische Software im Einsatz ist, sollten die Vor- und Nachteile eines Wechsels abwägen, da die eingesetzte Software bereits auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Hier empfiehlt es sich eher das bestehende System durch geeignete Schnittstellen in den digitalen Prozess zu integrieren.


Fazit:
Das Angebot von Buchhaltungssoftware ist umfangreich. In Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit und Qualität der Programmierung gibt es aber erhebliche Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern. Daher sollten in jedem Fall Erfahrungsberichte gelesen oder kostenlose Testphasen in Anspruch genommen werden. Die angeführten Punkte unterstützen Sie bei der Bewertung des jeweiligen Dienstes.

Die Anbieter von Buchhaltungssoftware werben mit GoBD-Konformität und Serviceleistungen wie Foren, Dokumentendatenbanken und Servicehotlines. Diese Beratungsleistungen setzen jedoch voraus, dass der Anwender kritische Sachverhalte selbständig erkennt und aktiv nach einer Handlungsempfehlung sucht. Eine Garantie für Rechtssicherheit bieten diese aber nicht. Die Rechtsprechung ändert sich stetig. Darum sollte die endgültige Verarbeitung Ihrer Buchhaltungsunterlagen stets durch dafür qualifiziertes Personal erfolgen. Dieses ist darin geschult auch solche Sachverhalte zu erkennen und zu korrigieren, welche vom Anwender selbst übersehen werden.

Wollen Sie Ihre Buchhaltungsprozesse digitalisieren? Sprechen Sie uns an! Zusammen erarbeiten wir ein abgestimmtes Gesamtkonzept für Ihre digitale Zukunft und prüfen ob gegebenenfalls auch Fördermittel für die Umsetzung in Anspruch genommen werden können.

Hier finden Sie übrigens einen Vergleich von Buchhaltungsvorbereitungssoftware.