eMail-Archivierung rettet Vorsteuern

Die Finanzverwaltung gewährt einen Vorsteuerabzug immer nur dann, wenn vom Steuerpflichtigen eine ordnungsgemäße Rechnung im Original vorgelegt werden kann (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Hierauf weist z.B. auch die Architektenkammer Baden-Württemberg hin (Stellungnahme nachstehend für Sie zum Download). Eine Rechnung ist nur dann ein Original, wenn Sie ausschließlich vom Rechnungsaussteller (oder einem von ihm beauftragten Dritten) bearbeitet wurde. Nimmt ein Architekt an einer Rechnung z.B. Korrekturen vor, verliert das Original bereits seine Gültigkeit für den Vorsteuerabzug (R 188a Abs. 2 UStAE). Genauso sieht es aus, wenn Sie Rechnungen per eMail erhalten und diese Ausdrucken. Der Originalbeleg wurde elektronisch versandt. Der Ausdruck ist nur eine Kopie, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Elektronisch eingegangene Rechnungen müssen daher unveränderbar (revisionssicher) aufbewahrt werden. Dies lässt sich nur durch ein entsprechendes elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) umsetzen.

Eine günstige Lösung im Rahmen einer vollständigen revisionssicheren elektronischen Archivierungslösung ist z.B. ecoMailZ von ecoDMS. Einen Überblick über weitere eMail-Archivierungslösungen finden Sie hier.

Bei Einzelfragen stehen Ihnen unsere Steuerberater an unseren Standorten Steinheim, Bielefeld, Bünde und Güstrow  für ein persönliches Gespräch gerne zur Verfügung. Gerne können Sie z. B. über unser Kontaktformular hierfür einen Termin vereinbaren, oder rufen Sie uns einfach an!