E-Rechnung
Im Zusammenhang mit der zunehmenden Digitalisierung und den gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung möchten wir Sie umfassend über den Versand von E-Rechnungen und die Nutzung der DATEV E-Rechnungsplattform informieren:
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format (X-Rechnung oder ZUGFeRD) übermittelt wird.
- X-Rechnung (XML-Format) ist ein reines, strukturiertes Datenformat, das maschinenlesbar ist und für den Austausch von Informationen in der E-Rechnung verwendet wird. Es eignet sich gut für automatisierte Prozesse und die systematische Verarbeitung von Rechnungsdaten.
- ZUGFeRD kombiniert PDF und XML, sodass die Rechnung sofort lesbar ist.
Gesetzliche Pflichten
Seit dem 01.01.2025 besteht eine gesetzliche Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Inlandsumsatz von über 800 TEUR überschritten haben (große Unternehmen), sind ab 2027 dazu verpflichtet E-Rechnungen zu schreiben. Ab 2028 sind alle Unternehmer (außer Kleinunternehmer) dazu verpflichtet E-Rechnungen zu schreiben.
Dies betrifft jeweils ausschließlich den B2B-Bereich (Rechnungsschreibung zwischen Unternehmen im Inland). Neben diesen Verpflichtungen fordern beispielweise öffentliche Auftragsgeber aktuell schon den Erhalt von E-Rechnungen. Hierbei ist teilweise eine Leitweg ID zu verwenden. Die Leitweg ID ist jeweils den verschiedenen öffentlichen Auftraggebern zugeordnet und dient Identifikationszwecken der öffentlichen Auftraggeber. Wenn Sie öffentliche Aufträge erhalten, fordern Sie die Leitweg-ID bitte vorher beim Auftraggeber an.
Wie kann ich E-Rechnungen empfangen und versenden?
Aktuell werden Sie die E-Rechnungen voraussichtlich per E-Mail erhalten. Wenn Sie DATEV Unternehmen Online nutzen, können Sie die Rechnungen leicht in Belege Online hochladen, bzw. verschieben (lassen). Hier werden X-Rechnungen auch direkt lesbar gemacht. Falls Sie über kein System zum Öffnen der E-Rechnung verfügen, können Sie einen entsprechenden Viewer zum Öffnen/Weiterverarbeiten nutzen (z. B. direkt von ELSTER https://www.elster.de/eportal/e-rechnung). Verwenden Sie ein anderes System als DATEV informieren Sie sich bitte direkt dort über den entsprechenden Kundensupport Ihres Softwareanbieters.
Versand von E-Rechnungen über DATEV Auftragswesen Next
Die DATEV bietet eine benutzerfreundliche Lösung für den Versand von E-Rechnungen, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Über DATEV Auftragswesen Next können Sie E-Rechnungen direkt an Ihre Kunden oder an öffentliche Auftraggeber senden. Die wichtigsten Funktionen und Vorteile sind:
- Rechtssichere E-Rechnungen: DATEV ermöglicht den Versand von E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen XML-Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).
- Automatisierte Prozesse: Die E-Rechnungen können direkt aus Auftragswesen Next heraus erstellt und verschickt werden, was den Aufwand erheblich reduziert und Fehlerquellen minimiert.
DATEV E-Rechnungsplattform
Die DATEV E-Rechnungsplattform ist eine zentrale Anlaufstelle für den Versand und Empfang von E-Rechnungen. Über diese Plattform können Sie E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, Unternehmen und andere Empfänger sicher und in einem standardisierten Format übermitteln. Die wichtigsten Funktionen sind:
- Zentrale Plattform: Die DATEV E-Rechnungsplattform stellt sicher, dass alle E-Rechnungen im richtigen Format und an den richtigen Empfänger übermittelt werden.
- Prüfung der Rechnungen: Die Plattform prüft automatisch, ob die gesendeten E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Der Versand von E-Rechnungen über die Plattform ist nur für eine geringe Anzahl von Rechnungen geeignet, da alle Daten jeweils manuell eingegeben werden müssen. Rechnungen gelangen über das TRAFFIQX-Netzwerk und Peppol-Netzwerk in den Posteingang des Postfaches. Die Nutzung des Portals ist kostenpflichtig und aktuell für alle DATEV Auftragswesen Next-Nutzer nicht notwendig.
Bitte beachten Sie bei allen Möglichkeiten die ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungen. Die originale E-Mail mit der E-Rechnung ist zehn Jahre lang zu speichern.
Sollten Sie kein geeignetes System zum Empfang und Versand von E-Rechnungen haben, sprechen Sie uns gern an.