Digitalisierung vs. Datenschutz beim Datenverkehr mit der Finanzverwaltung
Digitalisierung finden alle toll. Sogar die Bundesregierung. In fast jeder Rede wird das Thema erwähnt. Wenn es um die Umsetzung geht, gerät die Verwaltung aber leider in´s Stocken. Und das nicht nur beim Netzausbau. Es sind auch die kleinen Dinge, die manchmal unendlich nerven. Kleines Beispiel aus der Welt der Steuerberater:
Seit dem Veranlagungszeitraum 2017 wurde im Rahmen der Einkommensteuererklärung von der Belegvorlagepflicht auf die Belegvorhaltepflicht umgestellt. Belege brauchen seither nur noch dann beim Finanzamt zum Nachweis von Werbungskosten eingereicht werden, wenn diese vom Sachbearbeiter angefordert werden. Dies soll der schnelleren maschinellen Verarbeitung von Steuererklärungen dienen, wodurch zukünftig sogar vollautomatisch Steuerbescheide produziert werden sollen. Bis 2022 hat sich die Finanzverwaltung hierfür Zeit gegeben. Leider ist man bei diesem Vorhaben so konzentriert auf sich selber, dass die Prozesse bei den Datenlieferanten lieber ausgeblendet werden. In diesem Fall bei den Steuerberatern.
Bei uns liefe der optimale Prozess nämlich wie folgt ab: Wir erstellen die Steuererklärung für den Mandanten. Die vorhaltepflichtigen Belege werden eingescannt und in unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Fordert das Finanzamt die Belege an, werden die Belege per Mausklick als Email an das Finanzamt verschickt.
Ein schlanker digitaler Prozess, der in nicht mal zwei Minuten erledigt sein sollte. SOLLTE! Leider leben wir im Zeitalter des Datenschutzes. So einfach ist es also mit dem Datentransfer nicht! Daten müssen so geschützt werden, wie es technologisch möglich und wirtschaftlich vertretbar ist. Im Fall des Email-Transfers bedeutet dies: Ausschließliches verschlüsseltes Versenden von personenbezogenen Daten!
Der Vorteil der von unserem Softwareanbieter, der DATEV eG, erdachten sogenannten Portalverschlüsselung ist, dass Sie einmalig für sich ein Passwort vergeben. Dieses Passwort gilt für alle Emails. Also auch für die, die Sie von anderen Anwendern der Portalverschlüsselung erhalten. Auf die Finanzverwaltung umgemünzt bedeutet dies: Für alle Steuerberater, die die Portalverschlüsselung der DATEV nutzen, benötigt man nur ein einheitliches Passwort je Email-Adresse im Finanzamt. Da im Finanzamt, zumindest in NRW, nur die offizielle „Service@“-Mail-Adresse für externen Mail-Verkehr verwendet werden darf, eine eigentlich einfache Lösung. Alternativ bestünde noch die Möglichkeit, sich bei den übergeordneten Servern für die Email-Verschlüsselung zu registrieren, um die verschlüsselten Emails wieder automatisch zu entschlüsseln. Kein unlösbares Problem also.
Wir mussten jetzt leider die Erfahrung machen, dass die örtlichen Finanzämter zwar technisch in der Lage sind, unsere verschlüsselten Emails zu empfangen und zu entschlüsseln, es aber nicht dürfen! Auf übergeordneter Ebene hat man sich überlegt, dass man ja daran arbeitet, ein eigenes System zu entwickeln, über das die Steuerpflichtigen und ihre steuerlichen Berater zukünftig auch Belege austauschen können. Wann das ganze einsatzbereit ist, ist uns leider nicht bekannt.
Folge ist, dass wir derzeit unseren eigentlich schlanken digitalen Prozess der Belegeinreichung nicht umsetzen können. Insbesondere bei umfangreicheren Steuererklärungen mit mehr als 100 Belegen ist es derzeit effizienter, die eingescannten Belege wieder auszudrucken und per Post an die Finanzverwaltung zu versenden. Es wäre wünschenswert, wenn die Finanzverwaltung etwas agiler wäre und Zwischenlösungen zuließe, solange andere Möglichkeiten nicht vorhanden sind!
Trotz dieser Widrigkeiten müssen Steuererklärungen weiter erstellt werden. Hierfür stehen Ihnen unsere Steuerberater zu unseren üblichen Geschäftszeiten an unseren Standorten Steinheim, Bielefeld, Bünde und Güstrow für ein persönliches Gespräch gerne zur Verfügung. Gerne können Sie z. B. über unser Kontaktformular hierfür einen Termin vereinbaren, oder rufen Sie uns einfach an!