BMF konkretisiert Vorschriften zur Kassennachschau

BMF konkretisiert Vorschriften zur Kassennachschau

Eine Kassennachschau wird nicht vorher angekündigt. Sie ist keine Betriebsprüfung sondern eher mit der Umsatzsteuer-Nachschau vergleichbar. Ein Service-Video zum Thema Kassennachschau können Sie in unserer Rubrik Mandanten-TV in der Ausgabe 1/2018 ansehen. Die Grundsätze für eine Kassennachschau werden im Anwendungserlass zu § 146b AO geregelt. Das BMF hat mit Schreiben vom 29.05.2018 die Grundsätze neu geregelt.

Ziel der Kassennachschau

Mit einer Kassennachschau soll die zeitnahe Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der Übernahme der Daten in die Buchführung überprüft werden. Unter die Kassennachschau fallen insbesondere

  • elektronische oder computergestützte Kassensysteme,
  • Registrierkassen,
  • App-Systeme,
  • Waagen mit Registrierkassenfunktion,
  • Taxameter,
  • Wegstreckenzähler,
  • Geldspielgeräte.

Achtung: Auch offene Ladenkassen können bei einer Kassennachschau geprüft werden. Auch hier kann durch den Betriebsprüfer ein Kassensturz durchgeführt werden. Da die Kassensturzfähigkeit ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen ist, wird dies oftmals das Ergebnis der durch den Prüfer anzustellenden Ermessensüberlegungen sein.

Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen

Selbstverständlich können Sie bei einer Kassennachschau ergangene Verwaltungsakte (z.B. Übergang zur Betriebsprüfung) mit einem Einspruch anfechten. Dies kann auch direkt vor Ort geschehen. Der Betriebsprüfer muss zwar einen schriftlichen Einspruch entgegennehmen, die Kassennachschau lässt sich hierdurch aber nicht verhindern.

Sie sind als Steuerpflichtiger zur Mitwirkung bei der Kassennachschau verpflichtet. Aus dem Datenzugriffsrecht ergibt sich die Pflicht dem Prüfer die Einsichtnahme in die (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie alle für die Kassenführung relevanten Organisationsunterlagen zu gewähren. Ebenso kann auch schon vor dem 1.1.2020 die Verpflichtung bestehen, Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zu übergeben. Ab 2020 muss zudem ein Auslesen über die digitale Schnittstelle oder einen entsprechenden Datenträger ermöglicht werden. Vor 2020 kann dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Steuerpflichtigen erfolgen. Auch weitere Unterlagen, wie z.B. Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle, etc. sind vorzulegen und Auskünfte hierzu zu erteilen.

Rechte und Pflichten des Betriebsprüfers

Der damit beauftragte Betriebsprüfer darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Ihre Geschäftsräume betreten. Das Betreten muss der Sachverhaltsermittlung dienen, es umfasst kein Durchsuchungsrecht.

Der Betriebsprüfer muss sich vor Beginn seiner Tätigkeit auszuweisen. Sind Sie als Inhaber nicht anwesend, kann dies auch gegenüber Ihren Angestellten genügen, wenn diese mit dem Kassensystem vertraut sind. Noch keine Ausweispflicht besteht vor Tätigkeitsbeginn. So ist es dem Prüfer erlaubt, zunächst die Kassenführung in allgemein zugänglichen Räumen nur zu beobachten. Dies ermöglicht auch Testkäufe, die mehrere Tage vor der eigentlichen Kassennachschau liegen können. Der Betriebsprüfer darf zu Dokumentationszwecken Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.

Beginn einer Betriebsprüfung

Auch ohne Prüfungsanordnung kann der Betriebsprüfer im Anschluss an die Kassennachschau vor Ort mit einer Betriebsprüfung beginnen. Diese Ermessensentscheidung erfordert, dass zuvor Beanstandungen festgestellt werden. Ausreichend hierfür können bereits fehlende Dokumentationsunterlagen sein (z.B. Betriebsanleitung, Protokolle zu Programmänderungen). Eine Betriebsprüfung wird sich vor allem dann anschließen, wenn sich der Betriebsprüfer hiervon eine sofortige Sachverhaltsaufklärung verspricht.

 

Das komplette BMF-Schreiben können Sie nachstehend downloaden. Bei Einzelfragen stehen Ihnen unsere Steuerberater an unseren Standorten Steinheim, Bielefeld, Bünde und Güstrow  für ein persönliches Gespräch natürlich gerne zur Verfügung. Gerne können Sie z. B. über unser Kontaktformular hierfür einen Termin vereinbaren, oder rufen Sie uns einfach an!